Avatar
5 september 2017 - Carolien van Bracht-Visser plaatste:

Van dbc's naar uitvoeringsvarianten: Waar moeten ggz-aanbieders rekening mee houden?

 

Interview met Bert Barkhof, business controller en Jacqueline Borgman Middel, zorgprocescontroller van GGz instelling Lentis, met vestigingen in Groningen, Friesland en Drenthe.

Binnen Lentis is het onderdeel Jonx verantwoordelijk voor de Jeugdzorg.

In veel regio’s in Nederland zijn gemeenten en aanbieders volop verwikkeld in aanbestedingsprocedures en implementatievraagstukken. In het noorden van Nederland heeft men dbc’s al eerder losgelaten. Daarom ging GGZ Nederland in gesprek met Lentis over hun ervaringen met deze overgang zodat andere ggz-instellingen van deze ervaringen kunnen leren.

De inkoop van jeugd-ggz door gemeenten bij aanbieders kon tot en met 2017 met de dbc-systematiek. Vanaf 2018 valt er te kiezen uit drie uitvoeringsvarianten die al toegepast worden voor de rest van de jeugdhulp. In het noorden zijn gemeenten en aanbieders al over van de dbc-structuur naar de uitvoeringsvarianten: regio Groningen sinds 2016 en regio Drenthe sinds 2017. “Na de gunning moeten aanbieders rekening houden met een periode van een aantal maanden die nodig zijn voor de implementatie”.

Inkoop- en verkoopproces regio Groningen

In Groningen wordt de inkoop namens de 23 gemeenten gedaan door de inkooporganisatie RIGG. De regio Groningen heeft ervoor gekozen om vanaf 2016 voornamelijk de inspanningsgerichte variant te gebruiken.

Bert Barkhof: “Voor de jaren 2016 en 2017 is in 2015 een complexe aanbestedingsprocedure uitgezet. In de aanloop naar deze procedure kregen zorgaanbieders veel ruimte om mee te denken over de inrichting van het systeem. Lentis heeft bij de regio zelf aangedragen welke zorg geleverd wordt en de regio heeft daar producten van gemaakt. De basis-ggz-producten zijn intact gelaten, terwijl de gespecialiseerde ggz-producten in vijf verschillende producten uit elkaar zijn gehaald op basis van duur van de behandeling”.

Tijdens de aanbestedingsprocedure gedurende de zomer van 2015 bleek dat er veel grijze gebieden ontstonden waarover de inkooporganisatie, de gemeentes en instellingen helderheid met elkaar moesten verkrijgen. Dit heeft de aanbestedingsprocedure vertraagd en daarom kon pas in december 2015 worden overgegaan tot definitieve gunning.

Tip: hou er in je plan van aanpak rekening mee dat na gunning er nog een aantal maanden nodig zijn voor de implementatie.

Jacqueline Borgman: “We kwamen samen met de regio al snel tot de conclusie dat producten nog niet  helder genoeg beschreven waren. Er waren veel interpretatieverschillen. We zijn eerst gezamenlijk aan de slag gegaan met een productenboek. Dit heb je vooraf nodig, omdat je anders onvoldoende weet wat partijen van elkaar verwachten”.

Tip: zorg in de contractering dat er helderheid is over de producten en productcodes en welke zorg daaronder valt; maar ook hoe je de zorg registreert en hoe je verantwoording aflegt.

“Het is belangrijk om heldere definities af te spreken. Hoe ga je om met directe en indirecte cliëntgebonden tijd; valt dit in het uurtarief of juist niet? Hoe leg je dit vast in de administratie en hoe zorg je ervoor dat er een correcte factuur uit rolt? Een productenboek waarin dit soort dingen zijn beschreven kan helpen; bijvoorbeeld een alternatief voor het DBC Spelregelboek.” Nu zijn in de documenten van GGZ Nederland en de VNG dit soort productdefinities en aandachtspunten uitgewerkt (red.).

Borgman stipt nog een ingewikkeld punt bij de transitie aan, namelijk hoe de zorg van de dokter zich binnen het jeugdveld verhoudt tot de zorg die voor de transitie door de reguliere jeugdzorg werd geboden.  “Zorg zoals wij die veelal leveren betreft medisch specialistische zorg , net als in het ziekenhuis. In het ziekenhuis is het ook de specialist die een belangrijke rol speelt in de behandeling en wordt er veel werk gedaan door verpleegkundigen, arts-assistenten of onderzoeksafdelingen zoals het lab. Dit geldt ook voor de kinder- en jeugdpsychiater binnen de ggz. Daar hoort dan ook een bepaald kostenplaatje bij. We kijken scherp naar onze plek in het zorglandschap en ook naar onze kosten, maar hebben ook de kwaliteitsstandaarden in acht te nemen.”  Barkhof vult aan: “Gemeenten rekenen per product één prijs. Daarbij maakt het niet uit of het een instelling met een 24/7 crisisdienst en opnameplekken betreft of een vrijgevestigde psychiater of vaktherapeut. We raden gemeenten aan om in gesprek te gaan met de individuele aanbieder. Kijk daarbij wat er bij de aanbieder speelt, ga voor een basistarief en zorg dat je komt tot een prijs die aansluit bij het gehele zorgaanbod .”

Tip: maak aan de gemeente duidelijk wat voor soort zorg je als zorgaanbieder levert en of je daarin als instelling onderscheidend bent ten opzichte van andere instellingen

Verzoek om toewijzing: een nieuwe administratieve handeling voor de ggz

Borgman: “Naast de administratieve afsluiting van DBC’s, heeft vooral het organiseren van een (technisch) passende zorgtoewijzing voor alle jeugdigen die bij ons in de regio in zorg waren en bleven, bij ons voor veel oponthoud gezorgd. Om een beeld te geven: we moesten 2.300 toekenningen aanvragen. Zonder de toewijzing kun je niet factureren. Dit heeft bij zowel aanbieders als gemeentes tot erg veel administratieve werkdruk geleid. Op het moment dat je overgaat, moet je de zekerheid hebben dat er een streep door de oude situatie gaat. Je kunt namelijk niet twee financieringsmethodieken naast elkaar hebben lopen. Doordat wij in 2015 alle DBC’s hebben gesloten, is een piek ontstaan. De decemberpiek achtervolgt de regio elk jaar opnieuw en nog steeds. De systematiek van het berichtenverkeer zorgt er voor dat een deel van het proces buiten de deur plaatsvindt. Daar heb je geen zicht op en daar kun je niet op sturen.”

Naast tijd vraagt implementatie ook inzet van mankracht die de administratie afhandelt. “Er waren en zijn veel mensen bij zowel instellingen als gemeentes nodig om de overgang in te richten, problemen op te lossen en met terugwerkende kracht de administratie bij te werken. Daardoor liepen we in de hele regio achter de feiten aan”, aldus Barkhof. “Als de implementatie uitloopt, dan zou je afspraken moeten maken over bevoorschotting”.

Succesfactoren om het proces met de zorgtoewijzingen goed te regelen zijn volgens ons:

•           De zorgtoewijzing moet ruim genoeg zijn in volume (in uren) zodat de te leveren zorg in te passen is in de afgegeven toekenning.

•           Geef de toewijzing geen tijdsslot, ofwel startdatum en einddatum: dat zorgt voor veel administratieve rompslomp. Niet alleen voor administratief personeel maar ook voor behandelaren die bij te krappe toewijzingen nieuwe aanvragen voor vervolgtoekenningen moeten schrijven.

•           Maak heldere afspraken over welke zorg onder welke productcode valt. De ruimere toewijzingen vragen ook vertrouwen. Maak afspraken hoe de gemeente kan blijven sturen en monitoren. Monitor op populatieniveau, niet op cliëntniveau.

•           Zorg voor horizontale en verticale samenwerking tussen backoffices van de gemeenten en de zorgaanbieders, maar ook intern.

•           Zorg dat je de toewijzingen goed en op tijd op orde hebt voordat je over gaat; ga hierover op tijd met de gemeentes in gesprek.

Interne administratie

Lentis werkt met de Wmo-module van hun ict-pakket. Dat wringt nog her en der, waarbij veel handmatige inspanningen plaatsvinden. “De module is nu nog zeer omslachtig om mee te werken. Het lastige is dat toewijzingen van de gemeente deels automatisch het systeem binnen komen, er moet veel handmatig gebeuren. Ook de achterkant van het systeem moet aangepast worden bij de overgang naar de uitvoeringsvarianten om te zorgen dat de productcodes tot het juiste product leiden. Dit proces begint te lopen maar is nog niet optimaal”.

Tip: ga tijdig met je ict-leverancier het gesprek aan over de nieuwe functionaliteit en hoe je dit moet inrichten en gebruiken

Test het hele berichtenverkeer samen met de gemeente

Lentis is positief over de interactie met wijkteams. “We geven elkaar de ruimte, maar op andere momenten vind je elkaar en heb je elkaar nodig. De backoffices van de gemeente enerzijds en de ggz-aanbieder anderzijds hebben een goede onderlinge verstandhouding waarbij er goed contact is. Dat is belangrijk. We zijn blij met de werkgroep die door de inkooporganisatie is opgericht en bestaat uit gemeenten en jeugdhulpaanbieders in de regio om afspraken te maken over het monitoren op populatieniveau”, aldus Barkhof.

Aandachtspunt is de aanmeldroute via de huisarts. Borgman en Barkhof geven aan dat de route onwennig is voor de gemeenten. De route is wettelijk bepaald en loopt parallel aan de lokaal ingerichte wijkteams waarin indicaties voor jeugd-ggz behandeling worden toegekend. Wettelijk bepaalde gemandateerde verwijzers, zoals o.a. de huisarts, zijn eveneens verantwoordelijk voor de toeleiding naar noodzakelijke jeugdzorg.  Het is duidelijk dat gemandateerde verwijzers kunnen verwijzen, maar de gemeenten in onze regio geven aan ook over verwijzingen binnen deze wettelijk toegestane route inhoudelijk te willen meebeslissen en zoeken naar hun rol hierin.

Sturing en verantwoording

In het proces van zorgtoewijzing benadrukt Lentis het belang dat de toewijzing ruimte geeft aan de zorgprofessionals om hun werk te kunnen doen. Dit vraagt vertrouwen van de gemeenten in medici en andere hooggekwalificeerde professionals binnen de ggz; maar zeker ook andersom richting de gemeentes. “Zo maken we bijvoorbeeld met verzekeraars afspraken over gemiddelde kosten per cliënt. Voor een bepaald bedrag helpen we een zeker aantal cliënten en dat laten we niet oplopen. Dit geeft ruimte aan de behandelaar bij individuele casuïstiek, maar kunnen we voor het geheel wel de duur en kosten van de behandeling sturen. Dit zouden we ook graag met gemeentes afspreken”, aldus Barkhof.

Tip: maak afspraken op populatieniveau en wees transparant over de geleverde zorg

 

Om te kunnen reageren dien je geregistreerd en ingelogd te zijn. Klik hier om in te loggen. Ben je nog geen lid van GGZ connect dan kun je je hier gratis registreren.